Job description overview ,الوصف الوظيفي نظرة عامة
2021-04-06 بواسطة Hanadi Aziz 0

Job description overview ,الوصف الوظيفي نظرة عامة

job hunt amico

A simplified definition of the job description

It is a document prepared by the organisation for each job that starts with appointment and ends with termination of service with dismissal, retirement or resignation and what follows from them. It includes organizing the work mechanism and clarifying the rights, duties, authority and delegation etc. In addition, the job description is included in the organisational guide.

The importance of job description

  • Work organization
  • Fast job completion, and better quality performance
  • Determine the source of problems and the ability to solve them quickly
  • Eliminating organizational conflicts between administrative units through a clear understanding of the functional tasks of each unit
  • Assist in the optimal division of resources
  • It helps to find the best methods for developing the business
  • Assists in evaluating job performance and compliance with standards
  • Protecting the organization from legal and societal issues
  • Assists the organization in the control process and all other management functions

Reasons for ineffective job description

  • An imbalance in the construction of the job description, such as shorthand, poor language, & design, and unavailability of data etc.
  • Desire to control, by blocking some managers or officials to gain access to employee job models and reformulating them in line with their interests, and only issuing verbal orders.
  • New jobs that doesn’t contain models
  • Random decisions and adjustments
  • Failure to comply with the terms of the job description
  • Ready job description models it can be general and may not be appropriate
  • The high cost of attracting specialized employees or companies in preparing job descriptions
  • It takes a lot of effort an time, and taking notes continuously

Possible solutions to raise the efficiency of job description

  • Seeking assistance from companies or individuals specialized in building functional job description models or developing existing ones
  • Using ready-made electronic forms or designing electronic forms
  • Create a list notes collection, and taking notes is done on a daily, weekly or monthly basis
  • Choosing the appropriate time to make additions and amendments to the job description which is preferably to be done annually, and employees can be notified of it
  • Give employees their copy of the organizational handbook that contains their job description
  • Publish the organizational guide on the organization’s website
  • Audit feedback, complaints and suggestions

الوصف الوظيفي نظرة عامة

تعريف مبسط عن الوصف الوظيفي

هي وثيقة تعدها المنظمة لكل وظيفة على الهيكل التنظيمي تبدأ من التعيين وما يرتبط به و ينتهي بانهاء الخدمة بالفصل والتقاعد أو الاستقالة و ما يترتب عليهم ويشمل تنظيم آلية العمل وتوضيح الحقوق والواجبات وسلطة والتفويض …….الخ

و يتواجد الوصف الوظيفي قي الدليل التنظيمي

أهمية الوصف الوظيفي

  • تنظيم العمل
  • سرعة انجاز المهام الوظيفية وجودتها
  • تحديد مصدر المشاكل وسرعة حلها
  • القضاء على الصراعات التنظيمية بين الوحدات الإدارية من خلال الفهم الواضح للمهام الوظيفية لكل وحده
  • تساعد في التقسيم الأمثل للموارد
  • يساعد على إيجاد الأساليب الأفضل لتطوير العمل
  • يساعد في تقييم الاداء الوظيفي ومدى الالتزام بالمعايير
  • حماية المنظمة من المسالة القانونية والمجتمعية
  • تساعد المنظمة في العملية الرقابية وكافة وظائف الإدارة الأخرى

أسباب عدم فعالية الوصف الوظيفي

  • خلل في بناء الوصف الوظيفي مثل الاختصار وضعف اللغة والتصميم وعدم توفرالبيانات ….الخ
  • الرغبة في السيطرة وذلك من خلال حجب بعض المدراء أو المسؤولين للوصول الى النماذج الوظيفية للموظفين وإعادة صياغتها بما يتناسب مع مصالحهم والاكتفاء بإصدار الأوامر الشفوية
  • الوظائف الجديدة التي لا يوجد لها نماذج
  • القرارات والتعديلات العشوائية
  • عدم الالتزام والعمل ببنود الوصف الوظيفي
  • النماذج الوظيفية الجاهزة وقد تكون عامه أو غير مناسبة
  • التكلفة العالية لاستقطاب الموظفين المتخصصين أو الشركات المتخصصة في مجال إعداد الوصف الوظيفي
  • يحتاج لوقت جهد كبير ومراقبة والتدوين المستمر للملاحظات

الحلول الممكنة لرفع كفاءة الوصف الوظيفي

  • الاستعانة بشركات أو أفراد متخصصين في مجال بناء النماذج الوظيفية أو تطوير النماذج الموجودة
  • استخدام النماذج الالكترونية الجاهزة أو تصميم نماذج الالكترونية خاصة
  • وضع قائمة لتجميع للملاحظات ويتم التدوين بشكل يومي و أسبوعي أو شهري
  • اختيار الوقت المناسب لإجراء الإضافات وتعديلات على الوصف الوظيفي يفضل أن يكون سنويا ويتم إشعار الموظفين به
  • إعطاء الموظفين نسختهم من الدليل التنظيمي الذي يحتوي على وصف وظائفهم
  • نشر الدليل التنظيمي على الموقع الالكتروني للمنظمة
  • التدقيق بالتغذية العكسية والشكاوي المقترحات

Job description overview ,الوصف الوظيفي نظرة عامة

كتابه: هنادي عزيز
ترجمة: فاتن